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Consejos para una buena planificación del trabajo

Supercomp Digital
13/05/2019
La planificación del trabajo es algo esencial para que una empresa funcione

La correcta planificación del trabajo constituye el 60% de la eficiencia de las trabajadoras y trabajadores de cualquier empresa, especialmente en aquellas con departamentos de carácter creativo.

Puede parecer una obviedad y, sin embargo, la enorme mayoría de las empresas españolas suspende en materia de planificación de tareas y reparto de trabajo.

Esto se debe, en parte, a un sistema educativo muy proteccionista que tutela al alumnado prácticamente durante toda su formación académica. Así, cuando las y los estudiantes se incorporan al mundo laboral se sienten incapaces de gestionar sus responsabilidades en el horario laboral incurriendo en una práctica conocida como presentismo. Esta mala planificación del trabajo repercute en en sus seguridad generando frustración y, en muchas ocasiones, la pérdida de empleo.

Pero la mala planificación del trabajo está lejos de ser responsabilidad exclusiva de las trabajadoras. Cuando las empresas se estructuran en departamentos, la planificación del trabajo desciende (o debería descender) de forma jerárquica. Es decir, cada jefa de departamento o sección, atendiendo a los criterios u objetivos de sus superiores, debe repartir las tareas de forma ecuánime entre el grupo de personas a las que supervisa.

Planificación del trabajo: la importancia del briefing

Ahorrar es un término que suele gustar. Una idea que convence, vamos. Entonces ¿por qué derrochamos y malgastamos tiempo, que es precisamente un bien escaso?

Antes de iniciar un proyecto, ya seas responsable o empleada, dedica media valiosísima hora a generar un breve plan de trabajo o briefing que contenga la respuesta a las siguientes preguntas:

¿Qué quiero hacer?

¿Cuál es mi objetivo?

¿De cuánto tiempo dispongo para hacerlo?

¿Con qué recursos cuento?

Este sencillísimo esquema de planificación del trabajo es un remedio eficaz contra el conocido síndrome del pollo sin cabeza que todas hemos sufrido en algún momento de nuestras carreras.

Herramientas para la programación y planificación de tareas:

La comunicación es un factor fundamental para el correcto desarrollo profesional en cualquier sector. Las reuniones de trabajo son una parte importante de la mejora de la efectividad, pero el intercambio constante de ideas, el apoyo entre compañeras y los espacios comunes lo son también.

Para poder mantener ese flujo de comunicación tan necesario y no entorpecer el trabajo de otras compañeras suele recurrirse a algunas aplicaciones pensadas específicamente para la planificación del trabajo en grupos. Os acercamos una selección que, como siempre, está sesgada por nuestro conocimiento al respecto y preferencias personales.

Trello

Posiblemente sea la app más conocida. Se trata de un administrador y organizador de proyectos con forma de tablero en el que podemos jerarquizar y almacenar la información de nuestro proyecto, etiquetar o excluir participantes y asignarles tareas y delimitar plazos a través de su calendario un sencillo sistema de alertas.

Las listas de Trello se complementan con tarjetas para labores específicas de cada una de ellas. Un sistema de etiquetado y la posibilidad de adjuntar archivos y comentarios completan esta redonda herramienta. Es un instrumento de planificación tan eficiente que muchas la han abrazado como programador de agenda personal. Además ¡es gratuita!

15Five

La sociedad del norteamericano David Hasell nace inspirada por el espíritu de empresa de Silicon Valley. Esto quiere decir que ha sido pensada como instrumento de comunicación horizontal entre los y las integrantes de una compañía sin importar el rango que dentro de ella ocupen.

Flowdock

Se trata de otro gestor de tareas que, como novedad introduce la posibilidad de visualizar en tiempo real las acciones de todo un equipo. El panel recuerda al funcionamiento de Twitter: de hecho, sus etiquetas son hagstags que se suben con el carácter #, propio de la popular red social. Los comentarios en tiempo real se actualizan y jerarquizan de forma automatizada.

Además de permitir compartir archivos y documentos, la herramienta incluye la posibilidad de linkar perfiles de rrss y configurar notificaciones.

Por menos de 9* al mes puedes hacerte con una cuenta de empresa y la aplicación cuenta con un período de prueba gratuito de 30 días para que puedas conocerla.

La administración y gerencia en las empresas ha cambiado, se ha desenfadado. Es por esto que cada vez es más frecuente que, además de contar con planificadores de tareas como las que hemos visto, la gestión de grupos de trabajo se realice mediante chats internos como Hibox,

Hangouts, Slack* tan útiles y eficaces.

Queda claro, pues, que para una buena planificación del trabajo en equipo, es fundamental la comunicación. Potenciar una relación de confianza entre los distintos departamentos y un vínculo de naturalidad con los CEOs que permita exponer, con tranquilidad y respeto, las distintas problemáticas que vayan surgiendo en el puesto de trabajo, así como las propuestas de mejora y de crecimiento que favorecerán a empresa y asalariadas.

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